Слово «потери» отсылает нас к системе lean 6 sigma, введенной у нас в компании. Основной ее принцип — выявление, анализ и предотвращение скрытых потерь. Кейс с запчастями, который я привела в первой части материала – это и есть пример таких потерь.

Lean 6 sigma вдохновила нас создать номенклатурный справочник для тендерных закупок. В начале он насчитывал 11 тыс позиций. Да, это не так много, как в системе 1С, однако важно, как он формировался.

Все заявки, которые подавали инженеры на протяжении года, загружались в систему и накапливались. Это были и дубли, и неправильные каталожные номера. И мы понимали, что нас ожидают много вызовов на этом пути.

В первую очередь это работа менеджера по закупкам над чисткой номенклатурного справочника совместно с инженером. Это и человеческий фактор — львиную долю чистки делали вручную, хотя ПО также использовали.

В итоге проект удалось завершить и оказалось, что не все так страшно, как казалось вначале, и я подтвержу это цифрами.

Над ним работали лишь четверо менеджеров по закупкам без отрыва от основной работы. Мы отвели на это период конца ноября — когда у нас наименее активный сезон закупок.

Каждый менеджер тратил на этот процесс всего 1 час своего рабочего времени в день, и всего 30 дней в этом режиме работали 3 менеджера, а один — пять полных рабочих дней.

Справочник из 11 тыс позиций мы сократили на 38 % (дубли, синонимические дубли, неправильные каталожные номера). Чтобы избежать накопления этой ненужной информации в дальнейшем, мы установили нашим менеджерам функционал номенклатурного контролера.

Теперь при подаче заявки инженерная служба, не найдя необходимой номенклатурной позиции, просто прописывает этот каталожный номер, а менеджер вносит его в справочник или не вносит, консультируясь с инженером. То есть  мы выявляем ошибки до начала тендера и до начала закупки.

С тех пор наша номенклатурная база росла, но процент неправильных номенклатурных номеров, которые дублировались, составлял лишь 0,3 %.

При этом все это находится в единой электронной системе, все процессы автоматизированы и стандартизированы. Сегодня менеджер закупок тратит 15 минут на обработку тендера на 70 номенклатурных позиций, на которые есть 7 предложений.

Раньше это занимало намного больше времени, которое уходило на то, чтобы в формате excel или pdf выискивать каждую позицию.

Это дало нам возможность оптимизировать отдел закупок, сократив его штат с пяти до трех человек.

Инженерная служба может в любой момент наблюдать в системе стадию проведения тендера, кто поставщик и когда будет поставка.

Теперь мы можем анализировать, кто наши ключевые поставщики, какие обороты с ними мы имеем. И главная аналитика, которую мы получаем от системы, — ценовая.

Отклонение цены нынешней закупки от предыдущей в одной номенклатуре может иметь разные причины: возможно ранее нам предлагали неоригинальную запчасть, а сейчас наоборот. Возможно, нужно провести переговоры с поставщиком.

Рынок запчастей — специфический. Сегодня каждый второй поставщик занимается John Deere. И занимается он качественным John Deere или не качественным — для нас это очень важно. Поэтому на данный момент именно по запчастям мы проводим закрытые тендеры.

какую бы вы систему ни выбрали, важно, чтобы она подстраивалась под вас, а не вы под нее

У нас есть формализованный список поставщиков, утвержденный компанией, куда входят во-первых, все официальные дилеры по бренду, а у нас довольно разношерстная техника.

Туда же могут входить и «серые» дилеры. Но это компании, с которыми у нас уже есть опыт работы или мы познакомились с ними на выставках. И мы обязательно проводим их проверку — юридических документов при регистрации на нашей тендерной площадке.

Знакомимся с такими компаниями, утверждаем с ними наши коммерческие условия. Проводим несколько пробных поставок, чтобы понять, удовлетворяет ли нас их качество. Словом, новые поставщики находятся у нас под особым контролем.

В итоге, какую бы вы систему ни выбрали, важно, чтобы она подстраивалась под вас, а не вы под нее. Хотя если она к тому же стимулирует к изменению ваших бизнес-процессов, к повышению эффективности, то это будет идеально.

Антонина Герета, старший менеджер по снабжению Agrogeneration

Использованы тезисы выступления на аграрной Конференции специалистов по закупкам ProAgro

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.