Украинские компании практически не используют систему оценки эффективности закупок

Я часто слышу вопрос руководителей региональных подразделений нашей компании: зачем нам дополнительная ставка закупщика, если лучше нанять механика, электрика, инженера, агронома, который будет этим заниматься?

Думаю, каждый руководитель агропредприятия слышал такой вопрос от своих коллег. Я попытаюсь если не ответить на него, то по крайне мере дать вектор, в каком направлении искать на него ответ.

Нельзя управлять тем, что нельзя измерить

Вначале приведу фразу гуру менджмента Джека Уэлча — бывшего гендиректора General Electric: “Нельзя управлять тем, что нельзя измерить.” Я как финансист полностью поддерживаю эту мысль.

Оценка эффективности функции закупок — это то, с чего надо начинать, когда ты только пытаешься выстраивать эту функцию и ею управлять.

Мировая практика показывает, что оценить функцию закупок в деятельности компании можно в двух плоскостях — внешней и внутренней.

Первая — это взаимодействие с поставщиками: цена, скидки, доставка, надежность. Внутренняя — организация закупок внутри самой компании: профессионализм закупщиков, их политика, процедуры, использование электронных систем.

Я нашел порядка 60 KPIs, которые можно использовать при оценке закупщика. Их очень много, но, например, финансовые условно можно разделить на четыре группы.

это мы такие высокопрофессиональные или нас недооценивают?

Оптимизация затрат компании. Включает два основные показателя — процент экономии. Везде ее считают по-разному. Но мне известны минимум три способа ее подсчета: по сравнению с рынком, с бюджетом, с предыдущим годом.

В нашей компании мы считаем просто: у нас есть первое предложение и есть финальный результат тендера закупки. Разница между ними – наша экономия. В 2016 году у нас это показатель был 8 %, в 2017-м он ухудшился.

Однако очень сложно показывать хорошие результаты из года в год. Хорошим показателем в международном опыте считается 4-5 %.

Следующий показатель — процент покрытия закупками. Проще говоря, это те затраты, которые проходят через службу закупок. В нашем случае этот процент растет, и уже достиг 95 %, и возможно когда-нибудь вытянем до 100%.

мы не гонимся за отсрочкой, поскольку у нас есть возможность получать дешевые ликвидные ресурсы

Далее идут коэффициенты, которые оценивают непосредственно службу закупок: насколько эффективны затраты на персонал закупщиков. Например, когда общую сумму экономии делят на эти затраты. У нас этот коэффициент в 2016 году — 48, в 2017-м — 37. Для сравнения: европейская практика говорит, что и 10 — это уже хорошо.

Поэтому я всегда задавался вопросом: это мы такие высокопрофессиональные или нас недооценивают?

Еще один важный показатель: соотношение затрат на функцию закупок к общим затратам. У нас по двум прошедшим годам 0,1 % и 0,09% – соответственно. Мировая практика говорит, что должно быть, как минимум, 2%.

И последний показатель наиболее понятный — это отсрочка платежа. У нас динамика положительная. Но есть компании, которые показывают в среднем 45 дней отсрочки.

Это, видимо, связано с тем, что мы не гонимся за отсрочкой, поскольку у нас есть возможность получать дешевые ликвидные ресурсы. И мы принимаем решение в зависимости от того, что для нас лучше – предоплата или отсрочка платежа.

Вторая группа показателей касается взаимодействия с внутренним заказчиком. Например, количество рекламаций, которые мы получаем от них по поводу качества закупленных ценностей. Также удовлетворенность внутреннего заказчика должна быть равна проценту внутренних клиентов, удовлетворенных поставками.

К сожалению, у себя мы не используем в системе мотивации. Но если их кто-то у себя применяет, буду признателен за информацию.

Есть еще и такой простой показатель KPI закупок как развитие персонала или инвестирование в развитие персонала. Его легко получить, разделив часы тренингов на число закупщиков.

Третья группа – взаимодействие с поставщиками. Здесь важны показатели: процент отказов от поставок; количество дефектов; удовлетворенность поставщиков (она коррелируется, например, с удовлетворенностью поставками).

В этой группе особенно выделяется показатель – вовлечение поставщика в какие-либо R&D проекты самой компании. Очень часто поставщик предлагает какие-то эксперименты, которые сделают более эффективным деятельность вашей компании.

Последняя группа – внутренние бизнес-процессы. Здесь очень популярно использование электронных систем. В этом году мы планируем 100 % наших закупок перевести на электронную площадку.

И еще два показателя. Время закрытия заявки на закупку – от ее формирования до момента поставки. А также процент закупок на аутсорсинге. У нас этот показатель равен нулю, как и у большинства отечественных компаний. Мировая практика считает вполне приемлемой долю 20-30%.

 

Как видите и мы, и другие украинские компании много говорим о KPIs, но до сих пор не можем их эффективно использовать. Каковы причины этого?

  1. Отсутствие воли руководства. Это обязанности и отвественность
  2. Отсутствие мотивации закупщиков. Если ты предлагаешь или получаешь какой-то KPI, то ты должен его выполнять.
  3. Нет стратегии закупок. Это тоже существенно влияет на внутреннюю мотивацию системы. Разные стратегии определяют разные показатели.
  4. Отсутствие системы анализа данных – и, пожалуй, это основная причина, хотя и стоит четвертой. Мы только в следующем году собираемся внедрять CRM (Customer Relationship Management) — ПО для взаимодействия с заказчиками в том числе для повышения уровня продаж.
  5. Отсутствие компетенции самих закупщиков, которые не знают о системе KPIs и что с ними делать.

Поэтому я считаю, чтобы показывать внутренним заказчикам и руководству важность функции закупок, нужно внедрять систему анализа эффективности функции закупок. Это играет ключевую роль в системе правильной мотивации. Когда есть результат – есть и премия.

То есть, возвращаясь к Уэлчу, ты не сможешь управлять тем, чего ты не измерил.

Роман Кравец, начальник управления закупок компании «Астарта»

Использованы тезисы выступления на аграрной Конференции специалистов по закупкам ProAgro

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Loading...