Когда мы говорим, как сделать более эффективной закупочную деятельность компании, не нужно забывать, что в этом процессе важны как содержание, так и форма.

К сожалению, в последнее время компании отходят от классической схемы юридического сопровождения процесса закупок, пытаясь максимально удалить из него человеческий фактор. Это, с одной стороны, прекрасно и современно, и даже может в какой то мере компенсировать коррупционные риски.

Вместе с тем, это лишает индивидуальности каждое отдельное соглашение и правоотношение. Поэтому, по моему мнению, нужно придерживаться определенного баланса и получать не только желаемое, но и то, что обеспечит ваши интересы.

Кто-то из фермеров пользуется John Deere, а у кого-то еще остался комбайн «Енисей».

Как можно условно поделить правила закупок в нынешних условиях? Это предварительная работа, закрепление предварительных договоренностей с контрагентами и обеспечение исполнения обязательств, чтобы вы получили то, на что рассчитываете.

Почему всему этому необходимо правовое сопровождение? Юридическую профессию можно отчасти сравнить с профессией врача. К доктору приходят, когда возникают проблемы со здоровьем, и человек рискует, если не потерять его, то ухудшить качество жизни.

К юристу приходят, когда теряют все остальное, кроме здоровья. Как правило, это материальные ресурсы или экономические выгоды.

Поэтому преддоговорная работа похожа на консультацию врача, когда еще не возникла основная проблема и не требуется лечение.

Это своего рода профилактика. От того, насколько качественно выполнена преддоговорная работа на предприятии, зависит, как быстро и с какими финансовыми затратами вы достигните желаемого результата. Насколько точно, вовремя и насколько качественный товар будет поставлен.

Довольно часто, заключая соглашение, компания не обращает внимания на судебную и финансовую историю контрагента

Эта работа начинается с административно-управленческого этапа. Определяются направления закупки, вида товара, его характеристики, происхождение и т.д. Фактически это внутренне-волевое решение, поскольку только субъект хозяйствования решает, какой товар его устроит.

Кто-то из фермеров, например, пользуется техникой John Deere, кто-то больше доверяет Сlaas, иной предпочитает отечественного производителя, а у кого-то еще остался комбайн «Енисей».

Дальше вы решаете, как выбирать компанию, искать и привлекать клиента. Для внутренних договоров абсолютно эффективным и понятным способом является использование тендерных площадок.

А что делать, если вам нужно получить тот или иной товар из-за границы, не привлекая внутреннего распространителя, просто потому что так будет дешевле? Это уже не так понятно. И здесь нужно сосредоточиться на том, как именно вы будете привлекать контрагента.

Начинаем с внешней обработки: после того, как вы определились с перечнем контрагентов, поставок, которые вы будете получать, важно выявить наиболее приемлемого контрагента, провести переговоры, а затем проверки наиболее вероятных среди них.

специалисты, которые на предприятии занимаются закупками, родственны профессии юриста

Что я имею ввиду под проверками? Есть старая поговорка: скажи мне кто твой друг — и я скажу, кто ты. Довольно часто, заключая соглашение, компания не обращает внимания ни на судебную, ни на финансовую историю и какие отчеты подавались контрагентом.

К чему это может привести? Первое и наихудшее — договор не будет выполнен. Или это пройдет некачественно. И все принятые юристами должные меры, в том числе выигранные суды, к сожалению, не получат должной компенсации. Просто потому, что предприятие ничего не получит.

Поэтому вопрос внешней обработки и внутренней проверки собственной службой безопасности играет очень важную роль.

Финальная стадия — это документальное обеспечение операции, закрепление договоренностей, проведение контрольных проверок контрагентов.

После того, как вы сложили для себя картину правоотношений, — как будет проходить та или иная операция поставки, вы начинаете фиксировать ее документально. Этот этап важно провести системно и четко. Должно быть системное толкование самого договора.

При всей простоте этого процесса мы довольно часто сталкиваемся с тем, что компании стараются составить как можно более простые договора. К сожалению, это не всегда является гарантией успешной операции.

Понятно, что такие документы просты с точки зрения человеческого фактора — для менеджеров. Но документальное регламентирование — залог успеха той или иной операции. По моему мнению, специалисты, которые на предприятии занимаются закупками, родственны юридической профессии.

Так или иначе, они должны четко понимать, как будет идти закупка. И, как правило, чаще всего закупщики приходят в юридический отдел и пытаются уточнить, как лучше составить соглашение.

Подробнее о каждом этапе преддоговорной работы я расскажу в следующей части материала.

Иван Федоренко, эксперт юридической компании Коларес

Использованы тезисы IV ежегодной аграрной конференции специалистов по закупкам ProAgro

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.